L'animation d'une réunion quotidienne

Ce matin, j'ai fait un mini exercice de formation pour les nouveaux ScrumMaster (facilitateurs en équipe Agile) qui seront dans quelques temps responsables de l'animation des réunions d'équipe, entre autre de la réunion quotidienne.

Pour info/rappel, dans le language Agile cette réunion est nommée Daily Standup. Elle réunie toute l'équipe pendant 10-15 minutes, et permet à chacun de dire ce 1/ qu'il a fait, 2/ ce qu'il va faire,  et 3/ d'exprimer ses éventuels points de blocages.

Ce jour là nous étions en effectif réduit. J'en ai donc profité pour tout simplement proposé à l'une des personnes de se lancer et d'animer la réunion (=> car le meilleur moyen pour apprendre, c'est de FAIRE!). Je lui ai dit qu'elle était responsable de l'animation, et qu'ensuite nous ferions tous ensemble un debrief.


Résultat du debrief, avec l'auto-critique des participants:

Point positifs :
- La réunion à débuté à l'heure
- Tous les tickets (les taches) ont été passé en revue

Points à améliorer:
- Réunion trop longue
- Les actions sont peu claires

Pour chaque point à améliorer, j'ai demandé aux participants ce qui pouvait être fait, et ai suggéré lorsque c'était nécessaire certaines actions.

Résultat:
- Réunion trop longue => Anticiper + Recadrer.
    . Anticiper en faisant se préparant avant le DailyStandup; si certaines choses doivent à l'évidence être être clarifiées, un petit point peu être fait avant le Daily Standup.
    . Recadrer, en cours de réunion en "s'imposant" gentiment en disant simplement : "Excusez-moi. Est-ce que cette discussion doit avoir lieu durant le Daily Standup, où vaut-il mieux en parler après ?". Quelle que soit la réponse, ce genre de formulation ne sera pas pris pour un agression; elle permet à ceux qui sont concernés de se recentrer sur l'essentiel, et aux autres de ne pas perdre leur temps.
- Les actions sont peu claires => Résumer. En fin de réunion, l'animateur de la réunion peut simplement se placer devant de tableau et dire  : "Pour résumer, sur ce point (en le pointant du doigt), qui fait quoi ? ", et ainsi de suite pour tous les points. Il prend ainsi tout son rôle, forçant les participants à être clairs, pour le bien de tous.

Ces "petites phrases" sont toutes simples, mais leur utilisation permet à l'animateur de changer de posture et de prendre réellement un rôle d'animation.

Au delà du résultat du defrief, l'exercide était interessant dans le cadre d'une pseudo formation, car il permet à celui qui s'est lancé :
- d'avoir moins peur d'animer cette réunion
- d'être conscient de certaines difficultés
- d'avoir des "trucs" utilisables immédiatement (au travers de ces petites phrases et actions suggérées) qui le rendront plus efficace.