L'animation d'une réunion quotidienne

Ce matin, j'ai fait un mini exercice de formation pour les nouveaux ScrumMaster (facilitateurs en équipe Agile) qui seront dans quelques temps responsables de l'animation des réunions d'équipe, entre autre de la réunion quotidienne.

Pour info/rappel, dans le language Agile cette réunion est nommée Daily Standup. Elle réunie toute l'équipe pendant 10-15 minutes, et permet à chacun de dire ce 1/ qu'il a fait, 2/ ce qu'il va faire,  et 3/ d'exprimer ses éventuels points de blocages.

Ce jour là nous étions en effectif réduit. J'en ai donc profité pour tout simplement proposé à l'une des personnes de se lancer et d'animer la réunion (=> car le meilleur moyen pour apprendre, c'est de FAIRE!). Je lui ai dit qu'elle était responsable de l'animation, et qu'ensuite nous ferions tous ensemble un debrief.


Résultat du debrief, avec l'auto-critique des participants:

Point positifs :
- La réunion à débuté à l'heure
- Tous les tickets (les taches) ont été passé en revue

Points à améliorer:
- Réunion trop longue
- Les actions sont peu claires

Pour chaque point à améliorer, j'ai demandé aux participants ce qui pouvait être fait, et ai suggéré lorsque c'était nécessaire certaines actions.

Résultat:
- Réunion trop longue => Anticiper + Recadrer.
    . Anticiper en faisant se préparant avant le DailyStandup; si certaines choses doivent à l'évidence être être clarifiées, un petit point peu être fait avant le Daily Standup.
    . Recadrer, en cours de réunion en "s'imposant" gentiment en disant simplement : "Excusez-moi. Est-ce que cette discussion doit avoir lieu durant le Daily Standup, où vaut-il mieux en parler après ?". Quelle que soit la réponse, ce genre de formulation ne sera pas pris pour un agression; elle permet à ceux qui sont concernés de se recentrer sur l'essentiel, et aux autres de ne pas perdre leur temps.
- Les actions sont peu claires => Résumer. En fin de réunion, l'animateur de la réunion peut simplement se placer devant de tableau et dire  : "Pour résumer, sur ce point (en le pointant du doigt), qui fait quoi ? ", et ainsi de suite pour tous les points. Il prend ainsi tout son rôle, forçant les participants à être clairs, pour le bien de tous.

Ces "petites phrases" sont toutes simples, mais leur utilisation permet à l'animateur de changer de posture et de prendre réellement un rôle d'animation.

Au delà du résultat du defrief, l'exercide était interessant dans le cadre d'une pseudo formation, car il permet à celui qui s'est lancé :
- d'avoir moins peur d'animer cette réunion
- d'être conscient de certaines difficultés
- d'avoir des "trucs" utilisables immédiatement (au travers de ces petites phrases et actions suggérées) qui le rendront plus efficace.

Le "low-tech" à votre service !

Dans quelques mois, un collègue et moi-même devrions terminer notre mission chez notre client, après de nombreuses années de travail.

J'ai donc proposé à notre client un atelier afin de définir et prioriser les thèmes à transférer.

Après plusieurs décalages d'agenda, j'ai finalement suggérer de faire les choses en 2 étapes:
- Etape 1 (on-line) : chacun liste les pointst à transférer potentielement
- Etape 2 (face à face) : revue des thèmes, ménage, priorisation 

• Pour l'étape 1, j'ai choisi le site http://sync.in/ qui permet, sans enregistrement ni installation, de travailler à plusieurs sur un même un fichier texte.
  Chacun à donc rempli ce fichier à son rythme et en fonction de ses disponibilités. Ils ont inscrits les thèmes qu'ils avaient en tête, tout en voyant ceux que les autres avaient déjà saisis. Cela ne vaut pas une session de brainstorming présentielle, mais à défaut de mieux, permettait déjà d'avoir une bonne base de discution pour l'étape 2.
  
• L'étape 2 s'est déroulé quelques jours plus tard :
  j'ai repris la liste remplie à l'étape précédente, et fait un peu de travaux manuels : découpage de petits bouts de papiers afin d'avoir un thème par "ticket".
  
  Petites suggestions:
  • a/ Prévoyez une hauteur suffisante sur chaque ticket afin d'éviter que le résultat ne ressemble à  ceci
  • b/  Laisser de la place à droite et à gauche des thèmes afin de pouvoir griffonner dessus lors de l'atelier. Par exemple vous pourriez inscrire dans ces espaces libres le mode de transfert (document, présentation, démo, ...), la durée approximative, etc.
• LE POINT IMPORTANT : utilisez le "low-tech" (c-a-d le papier et non le PC) : le gros avantage d'avoir des tickets papier, par rapport à une liste informatisée, est la facilité et la rapidité avec laquelle ils peuvent être :
  - déplacés, 
  - comparés, 
  - regroupés, 
  - triés,
  - classés, 
  - commentés 
  - etc...
  
  Lors d'un atelier avec un PC + vidéoprojecteur, seule 1 personne fait les déplacements dans la feuille Excel. Avec le papier, tout le monde est impliqué.
  Mine de rien, le mode PC/vidéoprojecteur implique une charge cognitive relativement importante pour celui qui a la souris et aussi pour les participants doivent essayer de mémoriser les déplacement de cases dans le fichier.
  La position tête levée vers l'écran de projection n'est pas la plus sympa.
  En plus si vous êtes myope (c'est mon cas à moindre échelle), ça vous fatigue encore plus. Bref, cette liste d'avantages est loin d'être exhaustive, mais est indéniable à mon sens.
  
  Certes, il faut potentiellement un peu plus de travail après l'atelier réunion si vous avez réellement besoin d'avoir une trace informatique, mais les avantages dépassent cet inconvénient. La version informatique n'est peut-être pas indispensable, et la version papier peut même re-servir : par exemple, nous comptons utilisés nos "tickets" pour les coller sur la porte du bureau et inciter les membres de l'équipe à se répartir le travail et à prendre de temps en temps un point et venir nous voir pour que nous leur transférions nos précieuse connaissance ;-)
  Au final, en moins d'1 heure nous avons réalisé cette 2eme étape :
  Nous avons parcourus les 40 thèmes listés
  Nous les avons classés en 3 listes : 1/ les choses à transférer ABSOLUMENT 2/ les points qu'il serait DOMMAGE de ne pas transférer 3/ Les points qui pourraient être vu, mais que d'autres dans l'entreprise connaissent également [... un mini "MoScOw" en somme ;-) ]
  Nous avons définis pour les 2 premières listes le mode de transfert (faire un document, effectuer une présentation, etc..) et la durée minium à prévoir
  Le tout avec une vision partagée et un accord de tous
  
  Un très bon retour sur investissement à mon sens (pour moins d'1h d'atelier)...
  
  
  

L'art de se souvenir

Je suis récemment tombé sur des articles mettant en évidence la manière dont notre cerveau retient les choses. C'est TRÈS intéressant :

Après 24h, nous retenons 90% des informations que nous enseignons ou transmettons à d'autres.





C'est l'une des raisons qui me conforte dans l'écriture de ce blog. C'est du "win-win" : non seulement vous pouvez profiter de ces informations, et en plus cela me permet de mieux me les approprier et les retenir.


 What else ;-) ?

Cette pyramide montre également que dans les ateliers de travail (facilités!)  il est très important de :
- privilégier le coté VISUEL de l'information : par des graphes, des dessins etc... (coté "visual" de la pyramide)
-  de MONTRER / FAIRE TOUCHER les produits, les idées etc... (coté "démo" de la pyramide)
- de laisser du temps de DISCUSSION avec et entre les participants (coté "discussion group" de la pyramide)

Si les participants sont de plus impliqués (ex: ce sont eux qui font les visuels, que choisissent leur thème de discussion etc...) c'est encore mieux (coté "doing" de la pyramide)

Une bonne faciliation doit donc prendre en compte tous ces aspects dans la mesure du possible...