Le "low-tech" à votre service !

Dans quelques mois, un collègue et moi-même devrions terminer notre mission chez notre client, après de nombreuses années de travail.

J'ai donc proposé à notre client un atelier afin de définir et prioriser les thèmes à transférer.

Après plusieurs décalages d'agenda, j'ai finalement suggérer de faire les choses en 2 étapes:
- Etape 1 (on-line) : chacun liste les pointst à transférer potentielement
- Etape 2 (face à face) : revue des thèmes, ménage, priorisation 

• Pour l'étape 1, j'ai choisi le site http://sync.in/ qui permet, sans enregistrement ni installation, de travailler à plusieurs sur un même un fichier texte.
  Chacun à donc rempli ce fichier à son rythme et en fonction de ses disponibilités. Ils ont inscrits les thèmes qu'ils avaient en tête, tout en voyant ceux que les autres avaient déjà saisis. Cela ne vaut pas une session de brainstorming présentielle, mais à défaut de mieux, permettait déjà d'avoir une bonne base de discution pour l'étape 2.
  
• L'étape 2 s'est déroulé quelques jours plus tard :
  j'ai repris la liste remplie à l'étape précédente, et fait un peu de travaux manuels : découpage de petits bouts de papiers afin d'avoir un thème par "ticket".
  
  Petites suggestions:
  • a/ Prévoyez une hauteur suffisante sur chaque ticket afin d'éviter que le résultat ne ressemble à  ceci
  • b/  Laisser de la place à droite et à gauche des thèmes afin de pouvoir griffonner dessus lors de l'atelier. Par exemple vous pourriez inscrire dans ces espaces libres le mode de transfert (document, présentation, démo, ...), la durée approximative, etc.
• LE POINT IMPORTANT : utilisez le "low-tech" (c-a-d le papier et non le PC) : le gros avantage d'avoir des tickets papier, par rapport à une liste informatisée, est la facilité et la rapidité avec laquelle ils peuvent être :
  - déplacés, 
  - comparés, 
  - regroupés, 
  - triés,
  - classés, 
  - commentés 
  - etc...
  
  Lors d'un atelier avec un PC + vidéoprojecteur, seule 1 personne fait les déplacements dans la feuille Excel. Avec le papier, tout le monde est impliqué.
  Mine de rien, le mode PC/vidéoprojecteur implique une charge cognitive relativement importante pour celui qui a la souris et aussi pour les participants doivent essayer de mémoriser les déplacement de cases dans le fichier.
  La position tête levée vers l'écran de projection n'est pas la plus sympa.
  En plus si vous êtes myope (c'est mon cas à moindre échelle), ça vous fatigue encore plus. Bref, cette liste d'avantages est loin d'être exhaustive, mais est indéniable à mon sens.
  
  Certes, il faut potentiellement un peu plus de travail après l'atelier réunion si vous avez réellement besoin d'avoir une trace informatique, mais les avantages dépassent cet inconvénient. La version informatique n'est peut-être pas indispensable, et la version papier peut même re-servir : par exemple, nous comptons utilisés nos "tickets" pour les coller sur la porte du bureau et inciter les membres de l'équipe à se répartir le travail et à prendre de temps en temps un point et venir nous voir pour que nous leur transférions nos précieuse connaissance ;-)
  Au final, en moins d'1 heure nous avons réalisé cette 2eme étape :
  Nous avons parcourus les 40 thèmes listés
  Nous les avons classés en 3 listes : 1/ les choses à transférer ABSOLUMENT 2/ les points qu'il serait DOMMAGE de ne pas transférer 3/ Les points qui pourraient être vu, mais que d'autres dans l'entreprise connaissent également [... un mini "MoScOw" en somme ;-) ]
  Nous avons définis pour les 2 premières listes le mode de transfert (faire un document, effectuer une présentation, etc..) et la durée minium à prévoir
  Le tout avec une vision partagée et un accord de tous
  
  Un très bon retour sur investissement à mon sens (pour moins d'1h d'atelier)...