L'animation d'une réunion quotidienne

Ce matin, j'ai fait un mini exercice de formation pour les nouveaux ScrumMaster (facilitateurs en équipe Agile) qui seront dans quelques temps responsables de l'animation des réunions d'équipe, entre autre de la réunion quotidienne.

Pour info/rappel, dans le language Agile cette réunion est nommée Daily Standup. Elle réunie toute l'équipe pendant 10-15 minutes, et permet à chacun de dire ce 1/ qu'il a fait, 2/ ce qu'il va faire,  et 3/ d'exprimer ses éventuels points de blocages.

Ce jour là nous étions en effectif réduit. J'en ai donc profité pour tout simplement proposé à l'une des personnes de se lancer et d'animer la réunion (=> car le meilleur moyen pour apprendre, c'est de FAIRE!). Je lui ai dit qu'elle était responsable de l'animation, et qu'ensuite nous ferions tous ensemble un debrief.


Résultat du debrief, avec l'auto-critique des participants:

Point positifs :
- La réunion à débuté à l'heure
- Tous les tickets (les taches) ont été passé en revue

Points à améliorer:
- Réunion trop longue
- Les actions sont peu claires

Pour chaque point à améliorer, j'ai demandé aux participants ce qui pouvait être fait, et ai suggéré lorsque c'était nécessaire certaines actions.

Résultat:
- Réunion trop longue => Anticiper + Recadrer.
    . Anticiper en faisant se préparant avant le DailyStandup; si certaines choses doivent à l'évidence être être clarifiées, un petit point peu être fait avant le Daily Standup.
    . Recadrer, en cours de réunion en "s'imposant" gentiment en disant simplement : "Excusez-moi. Est-ce que cette discussion doit avoir lieu durant le Daily Standup, où vaut-il mieux en parler après ?". Quelle que soit la réponse, ce genre de formulation ne sera pas pris pour un agression; elle permet à ceux qui sont concernés de se recentrer sur l'essentiel, et aux autres de ne pas perdre leur temps.
- Les actions sont peu claires => Résumer. En fin de réunion, l'animateur de la réunion peut simplement se placer devant de tableau et dire  : "Pour résumer, sur ce point (en le pointant du doigt), qui fait quoi ? ", et ainsi de suite pour tous les points. Il prend ainsi tout son rôle, forçant les participants à être clairs, pour le bien de tous.

Ces "petites phrases" sont toutes simples, mais leur utilisation permet à l'animateur de changer de posture et de prendre réellement un rôle d'animation.

Au delà du résultat du defrief, l'exercide était interessant dans le cadre d'une pseudo formation, car il permet à celui qui s'est lancé :
- d'avoir moins peur d'animer cette réunion
- d'être conscient de certaines difficultés
- d'avoir des "trucs" utilisables immédiatement (au travers de ces petites phrases et actions suggérées) qui le rendront plus efficace.

Le "low-tech" à votre service !

Dans quelques mois, un collègue et moi-même devrions terminer notre mission chez notre client, après de nombreuses années de travail.

J'ai donc proposé à notre client un atelier afin de définir et prioriser les thèmes à transférer.

Après plusieurs décalages d'agenda, j'ai finalement suggérer de faire les choses en 2 étapes:
- Etape 1 (on-line) : chacun liste les pointst à transférer potentielement
- Etape 2 (face à face) : revue des thèmes, ménage, priorisation 

• Pour l'étape 1, j'ai choisi le site http://sync.in/ qui permet, sans enregistrement ni installation, de travailler à plusieurs sur un même un fichier texte.
  Chacun à donc rempli ce fichier à son rythme et en fonction de ses disponibilités. Ils ont inscrits les thèmes qu'ils avaient en tête, tout en voyant ceux que les autres avaient déjà saisis. Cela ne vaut pas une session de brainstorming présentielle, mais à défaut de mieux, permettait déjà d'avoir une bonne base de discution pour l'étape 2.
  
• L'étape 2 s'est déroulé quelques jours plus tard :
  j'ai repris la liste remplie à l'étape précédente, et fait un peu de travaux manuels : découpage de petits bouts de papiers afin d'avoir un thème par "ticket".
  
  Petites suggestions:
  • a/ Prévoyez une hauteur suffisante sur chaque ticket afin d'éviter que le résultat ne ressemble à  ceci
  • b/  Laisser de la place à droite et à gauche des thèmes afin de pouvoir griffonner dessus lors de l'atelier. Par exemple vous pourriez inscrire dans ces espaces libres le mode de transfert (document, présentation, démo, ...), la durée approximative, etc.
• LE POINT IMPORTANT : utilisez le "low-tech" (c-a-d le papier et non le PC) : le gros avantage d'avoir des tickets papier, par rapport à une liste informatisée, est la facilité et la rapidité avec laquelle ils peuvent être :
  - déplacés, 
  - comparés, 
  - regroupés, 
  - triés,
  - classés, 
  - commentés 
  - etc...
  
  Lors d'un atelier avec un PC + vidéoprojecteur, seule 1 personne fait les déplacements dans la feuille Excel. Avec le papier, tout le monde est impliqué.
  Mine de rien, le mode PC/vidéoprojecteur implique une charge cognitive relativement importante pour celui qui a la souris et aussi pour les participants doivent essayer de mémoriser les déplacement de cases dans le fichier.
  La position tête levée vers l'écran de projection n'est pas la plus sympa.
  En plus si vous êtes myope (c'est mon cas à moindre échelle), ça vous fatigue encore plus. Bref, cette liste d'avantages est loin d'être exhaustive, mais est indéniable à mon sens.
  
  Certes, il faut potentiellement un peu plus de travail après l'atelier réunion si vous avez réellement besoin d'avoir une trace informatique, mais les avantages dépassent cet inconvénient. La version informatique n'est peut-être pas indispensable, et la version papier peut même re-servir : par exemple, nous comptons utilisés nos "tickets" pour les coller sur la porte du bureau et inciter les membres de l'équipe à se répartir le travail et à prendre de temps en temps un point et venir nous voir pour que nous leur transférions nos précieuse connaissance ;-)
  Au final, en moins d'1 heure nous avons réalisé cette 2eme étape :
  Nous avons parcourus les 40 thèmes listés
  Nous les avons classés en 3 listes : 1/ les choses à transférer ABSOLUMENT 2/ les points qu'il serait DOMMAGE de ne pas transférer 3/ Les points qui pourraient être vu, mais que d'autres dans l'entreprise connaissent également [... un mini "MoScOw" en somme ;-) ]
  Nous avons définis pour les 2 premières listes le mode de transfert (faire un document, effectuer une présentation, etc..) et la durée minium à prévoir
  Le tout avec une vision partagée et un accord de tous
  
  Un très bon retour sur investissement à mon sens (pour moins d'1h d'atelier)...
  
  
  

L'art de se souvenir

Je suis récemment tombé sur des articles mettant en évidence la manière dont notre cerveau retient les choses. C'est TRÈS intéressant :

Après 24h, nous retenons 90% des informations que nous enseignons ou transmettons à d'autres.





C'est l'une des raisons qui me conforte dans l'écriture de ce blog. C'est du "win-win" : non seulement vous pouvez profiter de ces informations, et en plus cela me permet de mieux me les approprier et les retenir.


 What else ;-) ?

Cette pyramide montre également que dans les ateliers de travail (facilités!)  il est très important de :
- privilégier le coté VISUEL de l'information : par des graphes, des dessins etc... (coté "visual" de la pyramide)
-  de MONTRER / FAIRE TOUCHER les produits, les idées etc... (coté "démo" de la pyramide)
- de laisser du temps de DISCUSSION avec et entre les participants (coté "discussion group" de la pyramide)

Si les participants sont de plus impliqués (ex: ce sont eux qui font les visuels, que choisissent leur thème de discussion etc...) c'est encore mieux (coté "doing" de la pyramide)

Une bonne faciliation doit donc prendre en compte tous ces aspects dans la mesure du possible...

Tout en dessins & en symboles

C'est la fin de notre projet, après 5 mois de travail.

Nous avons donc planifié un atelier de de fin de projet ("rétrospective" en termes Agile)

Le contexte était cependant assez particulier, c'est la fin de l'année : les gens ont peu de temps car beaucoup de choses à boucler avant les vacances, et à la rentrée on attaque sur un nouveau projet.

Plutôt que de ne pas faire de rétro (que qui serait un gros loupé à mon sens) j'ai proposé d'en faire un atelier court [30/35 minutes] & ludique.

Préparation de la salle/matériel:

- Les tables ont été regroupées pour faire un gros carré

- Au centre j'ai posé en vrac le matériel : tas de feuilles A3, feutres de différentes couleur, post-it, gommettes, etc.

Déroulement de l'atelier:

- Rappel de l'objectif & contexte : rétro de projet (et pas de sprint). "Nous avons commencé il y a 5 mois etc..." 1-2' d'intro

- "EAVP" comme activité de check-in (Explorateur, Acheteur, Vacancier, Prisonnier) (j'en reparlerai dans un autre article) : 2'

- Question : "Quelle représentation pourriez-vous faire du projet que nous venons de vivre ensemble ? (bonhommes, objets, situations, etc... no limit!)" => le tout en dessin.

…c'est parti pour env. 10 minutes

- Une fois les dessins faits, j'annonce que nous allons faire le "vernissage" => On les colle au mur + on les signe

- Après 2/3 minutes pour aller voir les dessins des autres et essayer de les interpréter, chacun explique son dessin, c'est-à-dire la vision qu'il a eu du projet

- Avant de conclure, un petit ROTI à main levé

Résultat:

L'exercice s'est très bien déroulé, même pour ceux qui n'aiment pas dessiner.

Le coté ludique et créatif de la chose permet, je trouve, de solliciter le cerveau droit, et donc de plus lâcher prise sur le fond de notre pensée.

Le fait d'avoir un support graphique permet aussi à l'équipe de s'exprimer ensuite à l'oral plus facilement & librement.

On se rend compte qu'il y a beaucoup de symbolisme dans ces  dessins : "j'ai pris le train en marche, des choses étaient cachées, j'ai un boulet au pied, on a gagné, on a passé la ligne d'arrivée" etc...)

Bref, une belle réussite, apprécié de tous les participants.

NOTE : nous n'avions pas prévu de définir d'actions suite à cette rétrospective. L'idée était de marquer la fin du projet, et de partager notre vision des choses, le tout en peu de temps. Ce point (cad l'absence d'actions) est ressorti par une personne lors du ROTI, ce qui m'a permis de proposer un pré-mortem (cf. prochain article) à la rentrée pour le début de notre nouveau projet.

Nos chefs-d’œuvre ;-) (qui nécessite notre interprétation pour prendre tout leur sens, bien sur!)

Pourquoi la facilitation

Voici quelques raisons pour lesquelles la facilitation est utile et même nécessaire :

1/ Effet "tête dans le guidon":
Pris dans la foule d'activité que nous avons à mener, force est de reconnaitre qu'il nous arrive parfois d'être occupés plutôt que productifs.
L'intervention d'un facilitateur offre un cadre qui aide à prendre du recul, à se poser les bonnes questions, à trouver les bonnes réponses, à aborder les choses sous un angle différent

2/ Un intervenant extérieur à la situation:
Faire intervenir un facilitateur extérieur à votre contexte revêt plusieurs avantages:
- il est moins "absorbé" par le contenu des discutions et peux donc se concentrer sur la méthode
- il est légitime pour poser ces questions "bêtes" (que tout le monde souhaite poser sans oser!)
- il peut mettre les "pieds dans plat"
- en cas d'échec de l'atelier, il y à peu de risque pour l'organisateur !
(Il est parfois possible de faire intervenir un facilitateur interne à votre contexte; certains écueils sont cependant à connaitre dans ce cas. Il doit entre autre être très clair sur son rôle dans l'atelier)

3/ Des techniques:
La facilitation ne s'improvise pas. Elle est basée sur de nombreuses techniques, dont la variété, la richesse, la subtilité dépend du facilitateur. J'en aborde quelques unes dans ce blog. Nombre de ces outils sont en décalage avec les réunions traditionnelles. Cette "cassure" fait partie des raisons qui permettent aux participants de changer de posture et de contribuer au mieux de leur possibilité & compétences.

4/ Favorise le travail en groupe:
- Intelligence collective : lors d'un atelier facilité, l'intelligence collective se révèle. En bâtissant sur les idées des autres, en favorisant l'écoute, etc…des idées germent et sortent du lot; cela n'aurait pas été le cas si le même travail était fait avec des individus isolés
- Engagement / adhésion : la facilitation favorise l'adhésion et l'engagement des individus, entre autre car ils comprennent la raison des choix et y participent.
- Cohésion d'équipe : chacun (quelle que soit sa position) se sent valorisé et écouté; des variantes dans les relations de travail interviennent régulièrement lors de ces ateliers, ce qui accroit la cohésion de l'équipe par la suite.
- Vision commune : tout le monde partage les mêmes informations et une vision partagée se construit.

Quelques exemples de cas d'application (non exhaustif):
Vous pouvez faire intervenir un facilitateur dans différents contextes :
- au lancement d'un projet, pour maximiser les chances de réussite
- avant un jalon important, pour identifier les risques
- en cours de projet, pour prendre du recul sur la manière de travailler d'un groupe
- pour faire du "team building"
- pour prioriser (projets, actions, etc.)
- pour générer des idées
- pour partager des idées et des infos
- etc...

Pour chacun des cas cités ci-dessus des méthodes et techniques différentes existent.

Pourquoi ce blog ?

Après 13 ans passé dans une SSII renommée j'ai éprouvé le besoin de faire un point sur ma carrière; j'ai donc entrepris un bilan de compétences (que je recommande à chacun de faire au moins une fois dans sa vie professionnelle).

Au terme de ce bilan, il est ressorti différentes choses, dont mon gout pour tout ce qui touche à la facilitation. J'ai donc décidé de partager via ce blog certaines des choses que je connais sur ce thème, ainsi que celle que j'apprends.